Papier oder PDF?

Andreas Claussen erklärt Ihnen die Vor- und Nachteile der digitalen und postalischen Bewerbung

Manchmal möchte man glauben, dass Papier nichts mehr wert ist. Dennoch gibt es Personen, die weiterhin gerne an Büchern riechen oder sich mit ihrem Tastsinn von der Qualität des Papieres überzeugen. Kommt die postalische Bewerbung in der heutigen Zeit also „billig daher“ oder lässt der erste Anschein sowie die Haptik der Unterlagen auf einen überzeugenden Auftritt Ihrerseits schließen? Meistens werden Bewerbungen digital versendet, z.B. per E-Mail oder über ein Portal, in dem Sie Unterlagen hochladen sowie mehrere Eintragungen vornehmen müssen. Besonders bei größeren und bekannteren Unternehmen ist dies häufig der gängige Weg. Die Vorteile der digitalen Bewerbung liegen hierbei auf der Hand. Dokumente können schnell und kostengünstig als PDF-Datei versendet oder hochgeladen werden. Der Versand per E-Mail an den genannten Ansprechpartner im
Unternehmen ist für den Bewerber oft leichter und zudem mit dem guten Gefühl verbunden, dass man eine natürliche Person direkt kontaktiert.

Der Text in der E-Mail-Nachricht sollte sich am Text des Anschreibens orientieren, jedoch idealerweise kürzer ausfallen als im eigentlichen Anschreiben. Dieses befindet sich in den Anhängen. Gerne empfehle ich die Verwendung von zwei Anhängen in Form von PDF-Dateien. Die erste Datei enthält die vollständige Bewerbung, bestehend aus Deckblatt mit Foto sowie Kurzprofil, Anschreiben und Lebenslauf. Gegebenenfalls kann hier ein Kompetenzprofil ergänzt werden. Die zweite Datei umfasst die Anlagen, bestehend aus Arbeitszeugnissen, Bildungsnachweisen und Zertifikaten. Moderne Programme ermöglichen dem Mitarbeiter in der Personalabteilung anschließend die Übernahme der Daten aus den PDF-Dateien in das HR-System. Aber was geschieht dann eigentlich mit der jeweiligen Bewerbung?

Das Auswahlverfahren beginnt. Dabei gibt es nur einen Gewinner, der sich gegenüber allen anderen Bewerbern durchsetzen wird. Bedenken Sie, die überwiegende Mehrheit aller Bewerber geht diesen Weg. Einige Unternehmen sind jedoch mit der hohen Anzahl an Bewerbungen auf ausgeschriebene Positionen schlicht überfordert. Aus Kapazitätsgründen kann die Personalabteilung nicht alle eingehenden Bewerbungen ausreichend würdigen und prüfen. Für den Bewerber ist es leicht und schnell möglich auf eine Vakanz in einer Stellenbörse digital zu reagieren, aber ab einer ausreichenden Anzahl eingegangener Bewerbungen, werden weitere Eingänge von den Unternehmen nicht immer berücksichtigt. Wie sollen Sie sich also positionieren?

Es geht auch anders.

Es ist ebenso möglich nach einer gründlichen Bestandsaufnahme bei der eigenen Person mit einem klaren Profil proaktiv auf Unternehmen zuzugehen, um sich dort initiativ zu bewerben. Natürlich sollte der Bewerbung eine sorgfältige Recherche vorausgehen, und es stellen sich die Fragen bei welcher Person und in welcher Form soll ich mich bewerben? Hier kann es sich lohnen abseits der gewohnten digitalen Pfade zu agieren und die klassische Papierbewerbung geschickt zu nutzen.

Eine gute Bewerbungsmappe mit transparentem Einband und freiem Blick auf ein ansprechendes Deckblatt mit einem gelungenen, freundlichen Foto entfaltet auch heute noch eine gewisse Wirkung, der man sich nicht verschließen kann und die gezielt genutzt werden sollte. Selbst wenn nicht sofort die Zeit zur Lektüre der Initiativbewerbung zur Verfügung steht, landet diese zumeist auf dem Schreibtisch, vielleicht zunächst in einem Ablagekorb, aber zumindest nicht in einem elektronischen Speicher, wo sie nicht mehr wahrgenommen wird.

Bei Ihrer postalischen Bewerbung dürfen Sie gerne alle Register ziehen. Jeder kleine Beitrag und Ausdruck dessen, dass Sie sich besondere Mühe gemacht haben, zahlt für den positiven ersten Gesamteindruck, den Sie gerne wecken möchten. Natürlich kostet es mehr Geld und auch mehr Zeit, entsprechende Unterlagen zu erstellen. Investieren Sie in gutes Papier (100g anstatt 80g), weiße DIN A4-Umschläge mit Anschriftenfenster und verstärktem Rücken, damit ihr Werk auf dem Versandweg nicht beschädigt wird. Eine mit Sorgfalt ausgewählte, passende Sondermarke sieht viel besser aus als jede andere Form der Frankierung. Ihre Bewerbungsmappe sollte auf jeden Fall einen transparenten Deckel haben, damit Ihr Deckblatt mit Foto und Kurzprofil jederzeit sichtbar ist. Verwenden Sie bei postalischen Bewerbungen ein echtes Foto, welches Sie aufkleben. Das sieht ansprechend und sehr wertig aus und mit Ihrem gewinnenden Lächeln und Ihrem freundlichen Ausdruck wecken Sie hoffentlich die Sympathien Ihrer Ansprechpartner. Selbst wenn Ihre Unterlagen noch etwas auf einem Schreibtisch verweilen müssen, sind Sie auf diese Weise dort präsent.

Wenn Sie keine passenden Mappen im Handel finden, können Sie die Verwendung eines Thermobindegerätes in Erwägung ziehen. Die Mappe wird komplett mit allen
Unterlagen gefüllt, wie bereits oben beschreiben. An der Reihenfolge der Unterlagen ändert sich dabei nichts, jedoch wird das Anschreiben nicht mit eingebunden, sondern lose auf der Mappe platziert und so in das Kuvert gelegt. Sollten Sie über ein zweiseitiges Anschreiben verfügen – weil Sie über umfassende Erfahrung verfügen und interessant auf 1 ½ Seiten darüber berichten wollen – können Sie die beiden Seiten zudem mit einer ausgesucht schönen Klammer verbinden.

Fazit: Auch wenn die digitale Bewerbung heute Standard ist und sich jederzeit schnell und kostengünstig umsetzen lässt, bietet die postalische Bewerbung weiterhin Vorteile. Diese kostet mehr Zeit und Geld, hat jedoch – insbesondere bei Initiativbewerbungen – weiterhin einen nicht zu unterschätzenden Wert. Der erste Eindruck zählt.

Setzen Sie sich richtig in Szene.
Andreas ClaussenOutplacement- und Karriereberater
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